電話応対が苦手な新入社員はサービス残業してでも練習しろ

春と言えば新入社員のたどたどしい電話応対が聞ける季節です。

電話応対ほど向き不向きがくっきりと分かれる仕事も珍しいですが、企業人としてサラリーマンをする以上、苦手であろうとなんであろうと確実に電話応対はうまくなっておかねばなりません。

最近、電話に出ない就活生が多いらしいじゃないですか。

「非通知でかけるほうが悪いだろ!!!」

という意見もあるようですが、(確かにそれも一理ある)

それとこれとは話が別で、電話に慣れていない学生って増えていると思うんです。

「社会人になってから慣れればよくない??」

という意見もあるかもしれませんが、ゼロからのスタートはきついですよ~(体験談)

特に、大企業だと社内の他部署からの電話って多いと思うんですが、そこでの電話応対の取次がぶっきらぼうだと他部署から上司へ苦情が行ったりしますからね!

僕なんかもともと声が低いので、他部署から

「あの新人の電話応対暗いねん!愛想無いわ。」

と苦情が来て、僕の上司が怒られたことなんてありました。

新人のうちはいいかもしれませんが、それがずっと続くと社内の評価が下がって出世の妨げになることもありえますので、たかが電話応対、されど電話応対といえどもバカにはできません。

特に僕がいた会社だと、どの部署の〇〇さんから電話がかかってきたらこのように対応する…みたいな暗黙のルールがあったので、ビジネス上の電話応対マニュアル以上に社内向けに覚えなくてはならない電話ルールがありましたw

絶対に名乗らない社員さんとかもいて、そういう社員さんに名前を聞き返すと怒鳴られるんですよね~

「声で判断して回せや!」

ってね。

だから、社内から電話がかかってきたらまず声で電話の相手を瞬時に判断して取り次ぐ、という謎の社内スキルも求められました。

ということで、本日は大企業で様々な電話応対を経験してきた僕が「新人の電話応対」についてブログ書いていきたいと思います。

就活生、新入社員の皆さん!企業人になるなら電話は絶対マスターですよ!笑

 

電話の重要性

まずは、企業における電話応対の重要性をお話したいと思います。

企業のブランドを保持するという意味でも、電話応対というのはとても重要です。

別に電話応対がヘタクソだからといって金持ちになれないということではありませんが、一企業人として働く以上はサラリーマンの基本である電話応対は完璧にしておかなければビジネスの土俵にも上がれませんし、出世もできません。

ということで、以下、電話の重要性をお話したいと思います。

 

3コール以内に電話に出ない企業はクソ

早速ですが、皆さんが企業に電話をかけて3コール以内に出てもらった経験ってどのくらいあります?

ちなみに僕はほとんどありませんね。

ほとんどの企業が3コール以上待たせてから電話に出ています。

それって電話をかけている側も不快に思うので、ほとんどの企業では電話は必ず3コール以内に出る!というのは徹底して教育するんです。

たかが電話といえど、それは企業ブランドに繋がってきます。

誰だって電話をかけてすぐ出てもらったほうが気持ちいいですもんね。

大企業ほど電話の大切さをわかっているので、大企業ほど3コール以内に電話に出ます。
しがない零細やベンチャー企業とかだとまたそういう教育体制も整っていないので、電話越しに待たせたりすることはざらですよね。

僕もベンチャー企業でバイトしたことありますけど、3コール以内に電話出ることは全然強要されなかったですもんw
社員さんも「お待たせいたしました」の一言もなく平然と3コール以上で電話取っていましたね。

ところが大企業だとびっくり!みんながみんな3コール以内に電話取るために躍起になりますからね!

やっぱりそういうところがしっかりしているからこそ大企業は大企業たるゆえんなのでしょう。

ってことで、就活生の皆さんは是非とも人事部に電話を掛けるときは3コール以内にちゃんと出るか確認してみましょうね!

3コール以内に電話に出ず、かつ「お待たせいたしました」の一言も言わないような会社は教育体制がしっかりしていない可能性が高いです。

そういった細かいところから企業を判断していきましょう。

3コール以内にきちんと出るかどうかでその企業の価値がわかる。だからこそ電話は重要なんです。

 

電話応対がヘタクソな社員がいるだけでその企業のブランドが損なわれる

たかが電話応対やんけ!企業のブランドもないやろ!

と思われるかもしれませんが、社外からの電話においてはあなたの一言一句に企業のブランドがかかっています。

仮にあなたが電話応対でヘタクソな敬語を使えば、

「この会社の社員はロクに敬語も使えんのか…」

と社外の方に思われるのです。

あなたの電話応対1つで企業のブランドを損なう可能性があるのです。

社外の人にとってはその人が新入社員かどうかなんて関係ありませんからね。
新入社員であろうとアルバイトであろうと、その企業に属する組織人としてあなたは企業ブランドを背負っている社員の1人なのです。

電話応対1つも立派な仕事ですので、あなたが企業ブランドを背負っているという意識をもってサラリーマンを勤めましょう。

 

新人が電話応対をマスターするために

では、実際に電話応対の苦手な新人のために、僕がやった方法も含めて電話応対の練習法を書いていきたいと思います。

世に出版されている電話応対マニュアルとかはあまりにも杓子定規ですので、苦手な方にもわかりやすく書いていきたいと思います。

市販の電話応対マニュアルって難しすぎるんですよね。
別に秘書検定の資格を取得するわけではないですし、社外から見て恥ずかしくない言葉遣い、明るい声のトーン、ほどよい大きさで対応できればいいわけです。

電話が苦手な新入社員向け限定で電話応対ノウハウを書いていきたいと思います。
 

まずは明るく大声で電話応対

社外の人に対しても社内の人に対してもそうなのですが、とりあえず大声で明るく対応していれば多少敬語が間違っていてもそこまで不快に思われることはありません。

新人の場合は特に顕著で、どんなに敬語がヘタクソでも、どんなに取次が拙くとも、明るく元気よく対応していれば許されます。

明るく元気よくなんてバカでも(むしろバカのほうが)すぐできますからね。

皆さんも企業に電話をかけて、多少ぎこちなくとも丁寧に明るく対応してもらえれば文句は言わないじゃないですか。

居酒屋に電話をかけても、明るく元気よく対応してくれる人と暗くめんどくさそうに対応してくる人とでは前者のほうが気分いいのは当たり前ですよね。

電話応対初心者の間は細かいことよりもとにかく明るく元気に!を心掛けましょう。

社内政治が重要な大企業では特に、新人のうちに社内電話に対して元気よく対応していれば

「今年のあの新人は元気が良くてええのお~」

となって出世への第一歩を踏み込めること間違いなしです!

 

リハーサルをしよう

習うより慣れろ!という精神も大切ですが、電話応対が苦手な人ってそもそも電話に出るのが怖いんですよね。

なぜかといえば、電話に出て何を話せばいいのかの定型文が頭に入っていないからです。

ですので、まずは先輩や同期、友人や恋人に協力してもらって色々なパターンで電話をかけてもらいましょう。

事前の練習で社内・社外の場合含めて複数の電話応対パターンを頭に叩き込むのです。

マニュアルは研修資料もいいですし、市販されている電話応対マニュアルとかでもいいでしょう。

オススメは就業後に会社の先輩に頼み込んで指導してもらうことです。

やる気も伝わりますし、先輩との交流も深まります。

後輩が電話応対の練習をしたい!と言ってまさか断る先輩もいないでしょうからね。(断られたらその先輩のことは見下して良いでしょう)

ちなみに、

「なんで残業代も出ないのに終業時間外に仕事の練習しなきゃならないんだ!」

とか思う人はサラリーマン向いてないので即刻サラリーマンやめましょう。

あなた部活の自主練とか居残り勉強とか学生時代にやりませんでしたか?

自己研鑽と思えばそのくらいの時間を会社のために使ってもよいでしょう。

どうして仕事になると途端に残業代が出ないと居残らなくなるのか理解に苦しみます。

 

社内と社外で尊敬と謙譲語の区別をつけよう

社内から電話がかかってきているのか、社外から電話がかかってきているかで対応する敬語は異なります。

例えば基本的なところで言うと、社内の人から〇〇部長宛てに取次を頼まれて部長が席を外していた場合は

「〇〇部長はただいま席を外されておりまして、戻られましたらこちらからご連絡差し上げますので~」

と、部長に対して敬意を払うので尊敬の助動詞をつけて電話の取次ぎをします。

部長は自分より年次が高く偉いのですから、社内からの電話であれば部長に敬意を払うのは当たり前ですよね。

一方で、社外から部長宛てに電話がかかってきて部長が席を外していた場合は

「〇〇はただいま席を外しておりまして。戻りましたらこちらからご連絡差し上げますので~」

と、社外の人に対しては身内に敬意は払わないので尊敬の助動詞はつけません。

 

こういった社内、社外での敬語の使い分けというのは基本ではありますがいざとなるとできないものですし、特に社内からの電話に対して部長に敬意を払わず応対なんかしたら部長から怒られること間違いなしですので、注意してかかりましょう。

他にも、「おっしゃる」と「申し上げる」のような尊敬語と謙譲語の違いと社内、社外での敬語の使い分けはいろいろと定型表現がありますので、マニュアルを見ながら逐一覚えていきましょう。

電話応対や敬語のマニュアル本も紹介しておきますね。
僕もこういった本を読んで勉強しました。

 

ちなみに大企業ですと出世には社内評価が重要ですので社内からかかってきた電話に対しても細心の注意を払いましょう。

 

何はともあれ電話に出まくろう

さて、リハーサルで練習をしたらとにかく電話に出まくりましょう。

リハーサルで学んだことを踏まえて、落ち着いて受話器を取って、明るく元気よく対応しましょう。

第一の関門は社内電話か社外電話かを見極めることですが、それは会社によってやり方があるはずなのでその会社のやり方に従いましょう。

コツとしては、ゆっくり落ち着いて話すことです。

電話応対が苦手な人って緊張しがちなんですよね。

別に目の前に相手がいるわけでもないですし、少し間違えたからといって絶対に相手から殴られるわけはないのでそこは気楽にいきましょう。

特に新人のうちは間違えてなんぼですし、4,5,6月あたりは電話を掛ける側も新人が電話に出るというのはわかっていることなのである程度は許容してくれます。

むしろ、春先に電話に出ないでいるほうが後々恥ずかしい思いをすることになるので、失敗してもいいので春先のうちに電話に出まくって慣れておきましょう。

 

サラリーマンなのにロクに電話応対ができないというのは非常に恥ずかしいことです。

自覚のある人はいまのうちに先輩に相談でもして練習して苦手を克服しておきましょう。

 

それでも電話応対が苦痛な人は

それでもどうしても電話応対ができない人っていると思うんです。

それは天性のものですね。向いていないとしかいいようがないです。

ただし、電話応対が苦手だからといってサラリーマンに向いていないというわけではありません。

人には適正というものがあるのです。

 

電話応対が苦手というのは人付き合いが苦手というのと似ていますけど、そういう人は別方面で才能を発揮したりするものです。

 

電話応対が苦手な人って誰にも邪魔されず自分の世界でコツコツと集中して仕事をするのが得意だと思うので、ITやWEB業界で働くエンジニアに向いている人って多いと思うんですよね。

エンジニアとかプログラマーって電話応対スキルなんか求められないですし、仮に電話がかかってきたとしても「ここをこういう風に直しておいて~」と言われて「はい、わかりました」と対応する程度でそこまで難しい電話マニュアルを覚える必要もありません。

今や未経験でも若ければゼロから無料で研修を受けられて、エンジニアとして再就職することができるサービスもいっぱいありますので、ちょっと紹介したいと思います。

 

無料でオンラインプログラミング講習が受けられる!TechAcademy!

有名なオンラインプログラミングスクールのTechAcademy、こちらはなんと無料でプログラミング体験講座を受けることができます。

持論ですが電話応対でストレスを溜める人ってITエンジニアに向いていると思うんです。

ITエンジニアってそこまでの対人業務を求められませんから、電話が苦手な人にはぴったりだと思うんです。

そこまでの電話応対スキルを求められないですし、コツコツ勉強して資格とってプラグラミングができれば食っていける世界ですからね。

現職で電話応対、電話営業のせいで罵倒され、ストレスが溜まり、自分に向いていない…なんて思う人はこんな風に自分に向いている職を見つけるっての大アリだと思います。

特にTechAcademyはオンラインで講座を受講後、そのまま転職エージェントサービスを利用して仕事を見つけることさえ可能ですからね。まさに人生を変えられるサービスと言えるでしょう。

 

ちなみに僕も電話応対はかなり苦手だったので、会社を辞めてからTechAcademyに通った時期もありました。

今やいい時代で、こんな風にサービスが充実している時代ですから、若いうちに利用しなきゃ勿体ないんです。オンラインの無料体験くらいであればいつでもどこでも思い立ったらすぐできますからね。

現状を変えたいなら無料ならまずは試してみるだけでも良いと思うんです。公式ページ紹介しておきますのでよければご参照ください。

 

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転職エージェントを使って転職

別にITエンジニアでなくとも電話応対がない仕事なんていくらでもあります。

在職中でも、転職エージェントに相談して電話応対、対人業務のない仕事を紹介してもらうことも可能ですからね。

有名どころですとやっぱりマイナビジョブ20’sハタラクティブなんかはメジャーでしょう。

両サービスともに専属のエージェントさんが付いて、相談に乗ってくれます。
ハタラクティブなんかは僕の友人が働いていますけど、ラインで気軽に相談に乗ってくれますからね。若者向けで気軽に相談が可能です。

電話応対どうすれば良いですか?なんて電話で相談しても良いかもしれませんねw エージェントは別に転職する気が無くとも相談だけでも乗ってくれますからね〜

まとめ

以上、電話応対について書いてきました。
題名では「電話応対が苦手な新入社員は残業しててもマスターしろ!」なんて言って煽っていますが、余りにも不向きなようであれば上述したように逃げるというのも手です。

電話営業、電話応対が嫌で鬱病になったなんて言ったほうが洒落にならないですからねw

まあ、一流のサラリーマンになりたいんだったら苦手であろうと克服したほうがいいんですが….

ちなみにどんなに電話応対がヘタクソであろうと年次が経てば新入社員が電話応対してくれるようになるのでそこまで我慢するのいうのも手ですw
そこまで電話応対ヘタクソな社員は出世もできないでしょうので意味がないかもしれませんが、会社にぶら下がって給与を貰うことはできますからねw

それが嫌ならITエンジニアになるなり転職なりするなりして適職を見つけろってことです。

 

 

ここまで記事を読んでいただきありがとうございました。


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