新入社員のための飲み会幹事業務マニュアル

GWが過ぎると新入社員の皆さんもお客様期間が終わり、部署の一員として認められてくる時期になってきます。

 

そんなとき、新入社員が幹事となって飲み会を主催しなければならない機会も多く出てくると思います。
飲み会の幹事って大変ですよね…

 

僕も飲み会の幹事はもちろんやったことがありますが、残業代も出ないのに業務時間外に会社のためにあくせく飲み会の準備をするのはなんと無駄だろうか…と思いながら準備をしていた記憶があります。

 

しかし、飲み会も仕事の1つ。

 

飲み会の準備をうまくこなせる人は間違いなく仕事ができる人でありますし、そもそも飲み会の準備自体が仕事の出来不出来にも直結してきます

例えば、すごい飲み会!飲み会をビジネスチャンスに変える70の方法という本があるのですが、この本には飲み会の目的や相手に合わせた会話術、お酒の席をビジネスチャンスに変える方法などのとっておきのノウハウがまとまっております。

 

 

こういった本を読めば、いかに飲み会が社会人生活において重要かがおわかりいただけると思います。

というわけで本日は、新入社員が知っておくべき飲み会幹事業務ノウハウを記事にしたいと思います。

 

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飲み会幹事業務の重要性

飲み会の幹事のやり方の前に、まずは新入社員にとって飲み会の幹事というお仕事がどれほど重要かをお話したいと思います。

部署のメンバーは全員新入社員に注目している

たかが飲み会の幹事、されど飲み会の幹事。

 

とはいえ、新入社員が飲み会の幹事をするとなれば、部署の方々は全員新入社員であるあなたに注目します。
仮にそこまで正式でない飲み会にしろ飲み会の運営がスムーズに行われるかどうかは社員が気にするところですし、飲み会の運営がスムーズでないようだと、裏で部署の人達に

 

「昨日の飲み会ひどかったね…いくら新人といっても飲み会の準備くらいちゃんとしろよな。」

 

と陰口を叩かれてしまう可能性もあります。

 

今後ともに仕事をしていく人たちとの飲み会なわけですから、その人たちとの関係性が悪くなってしまったら元も子もありません。

 

部署の方々との関係性を維持する為にも、全力で幹事業務にぶつかりましょう。

会社の人たちとの交流を深められる

会社の人々との関係性について少しお話しましたが、仕事というのはつまるところ人間関係です。

 

人間関係が良好な人というのは仕事ができる人であるのです。

 

そして人間関係が良好というのは、単なる仕事の関係に留まらず、プライベートにおいても仲が良いということでもあります。

 

仕事だけの関係ですとどうしても相手のことを深く知ることはできません。

 

飲ミニケーションとはよく言ったもので、飲み会を通じてより相手のことを深く知ることができます。
相手を深く知って、交流を深めることが出来れば、それは仕事においても生きていきます。

 

人間関係のため、すなわち仕事のためにも、飲み会で会社の人たちとの交流を深めておきましょう

飲み会幹事業務マニュアル

それでは前置きも書いたところで、実際に飲み会の幹事の進め方を書いていくことにします。

日程決め

まずは先輩に相談

飲み会にはその会社の特色が現れるものです。

 

特に日系企業であれば、業界特有の謎のしきたりがあるかもしれません。

 

また、関連部署は誘うべきかどうかなど、部署特有の飲み会懸念事項も多く存在するかもしれません。

 

そういった事項を必ず事前に先輩に確認する必要があります。

 

あと意外と重要なのが、上の方々の健康状況を聞いておくことです。

 

例えば部長が腰痛持ちとかだと、座敷はNG!なんてことがあります。

 

僕は一度、部長が腰痛持ちなのを知らないで座敷席を予約してしまったことがあっ
て、あとでこっぴどく怒られた経験があります。

 

そうならないように、必ず部長や課長を呼ぶにあたって何か気をつけるべきことはないか事前に先輩に確認しておきましょう。

 

そういったもろもろのことを先輩から聞き出してから、お店選びを必ずするのです。

 

会社のしきたりに従うためにも、まずは先輩に相談して飲み会の幹事を行ううえでの留意事項がないかどうかを確認しておきましょう。

候補日を決定

部長、課長クラスの上役の日程を聞き、飲み会の候補日を決定します。

 

先輩に相談をして会社の飲み会のしきたりがわかったら、次は飲み会における重要人物に空いている日程を聞き出し、日程調整をするのです。

 

大概の場合、飲み会の重要人物は部長か課長です。

 

飲み会では上の人が出席することは絶対です。

 

ある意味上の人が下の人と交流をしたいから飲み会を主催しているようなものなので、上の人が出席しなければ話になりません。

 

まずは上の人たちの都合のいい日程を聞いておいて、そこから飲み会の候補日を決定しましょう。

日程が決まったら、部署の方々に飲み会の日時を伝える

 

上の方々の日程を押さえたら、部署のメンバーに飲み会の候補日を伝えましょう。

 

このとき気をつけるのは、必ず複数日程の候補日を提示しておくことです。

 

そうすることでより参加できる社員が多い日を飲み会の日時に決定することができます。

 

また、集計のときはミスが起こるといけないので「調整さん」あたりを使って集計をしましょう。

 

集計をしたら、集まる人数が一番多い日を飲み会開催日に決定すればよいです。

 

そして次に飲み会のお店を決めましょう!

お店決め

予算の確認

正式な飲み会ですと会社から補助金が出たり、部署から予算が出る場合もあります。
まずは予算を確認して、一人あたりの料金がいくらになるかを計算してそれを元にお店の候補を出しましょう。

料理決め

ここはかなり重要なところです。
料理のアレルギーの有無、料理の好き嫌いなどは必ず事前に全員に確認しておきまし
ょう。
飲み会の最中に

 

「私これアレルギーだから食べられない…」

 

なんて駄々をこねられたら、その瞬間飲み会は気まずい雰囲気になってしまいます。
慎重に行きましょう。

その他留意点

座敷か椅子か、禁煙か喫煙か、重要なところでありますのでそういったもろもろのところも確認しておくようにしましょう。
あと、個人的にはクレジットカードが使えるお店にするのがお勧めです。一括で支払うので一気にポイントがたまりますので…
以上のポイントを踏まえ、下見をして、お店を予約しましょう。

メールを送る

・日時
・お店の情報(名前と場所、HPのURL、地図、電話番号)
・料金と徴収方法
・集合場所
・幹事の連絡先
を記入して全員に飲み会をお伝えしましょう。
さて、ここまででお店の予約と案内が完了しました。
ここでホッとするのも束の間。お次は飲み会のコンテンツ準備と、二次会決めにとりかかりましょう!

飲み会のコンテンツ準備

これも会社ごとに違いがあると思うので詳しくは先輩に尋ねてほしいのですが、一般的には
・乾杯の挨拶
・なにか出し物、イベント
・中締め
・二次会へ
という流れになるかと思います。
それぞれ事前準備が必要になるので、解説していきます。

乾杯の挨拶と中締め挨拶を上役に依頼

はじめの乾杯の音頭と中締め挨拶というのは大概の場合はお偉いさんがやるものです。

 

新入社員の自己紹介は各自で用意しておくとして、事前に乾杯の音頭と中締め挨拶の依頼をお偉いさんにするのも忘れないようにしましょう。

出し物、イベントの準備

飲み会の時間は約2時間ほどでしょうが、その間ひたすら歓談というのもしらけるものです。

 

先輩方、お偉いさん方を飽きさせないために、なにかイベントや出し物を考えておきましょう。

 

ちなみに僕は大学生時代から十八番だった一発芸を披露しましたw

 

内容がどうであれお酒が入っていればそれなりに周囲は盛り上がるので、とにかく全力を出しましょう。
全力でやれば面白くなくとも案外なんとかなります(経験談)

二次会の決定

二次会を予約するかどうかは時と場合によるかもしれませんが、個人的には予約を事前にしておいたほうが無難だと思われます。

 

僕は二次会の場所を予約しなかった結果、店を求めてお偉いさん方を彷徨わせる羽目になってしまいましたからねw

 

そんなことになったら言語道断、評価はガクッと下がりますから、不安なら事前に人数を多めに言っておいてどこか雰囲気の良い店を予約しておくのがいいでしょう。

飲み会本番

さて、いよいよ飲み会当日です!

 

飲み会当日、幹事はやることがいっぱいでてんてこまいですが、がんばって乗り切っていきましょう。

職場から飲み会会場への案内・誘導

飲み会の場所が離れているのならタクシーの手配をしましょう。
場所が近いのであれば現地集合でも構いませんが、必要に応じて職場から飲み会会場まで皆さんを誘導しましょう。

席配置

お堅い会社であればビジネスマナー通りに席をあらかじめ決めておきましょう。

 

普段お話をしていない方々との交流も目的なので、席をくじ引きなんかにしてもいいかもしれませんね。

 

僕は普段喋ったことが無い人同士で交流してほしかったので、くじ引きを多用していました。
(くじ引きのいいところは、完全に運なので文句が言われる可能性が少ないところですね。はい)

 

また、会場では皆さんが到着したら上着をハンガーにかけてあげるのも忘れないようにしましょう。

 

お通しの数やグラスの数もきちんと数えて確認しておきましょう。

 

幹事は雑用をこなさねばならないので入口付近の座席になるように工夫しておきましょう。

飲み物の注文

基本はビールだと思いますが、中にはウーロン茶を頼む人もいるものです。
しっかりとオーダーをとって、間違えずに注文しましょう。

乾杯の音頭

幹事はまずコース料理、今回の飲み会の趣旨、飲み放題についてなど事務的な説明をしつつ、自己紹介もしつつ、乾杯の音頭を担当者にしてもらいましょう。
そしていよいよ飲み会開始です!

飲み会中の雑用

飲み会中にあなたが楽しんではいけません。

 

あなたは楽しませる側なのですから、料理も手前にあるものをつまむくらいでひたすら気配りに徹しましょう。

 

あなたがバクバク料理を食べていたら、空気の読めないやつだと思われること必定です。

 

お酒を注ぎ、空瓶を片付け、料理を取り分けるマシーンになりましょう。

 

あと、意外と忘れがちなのが灰皿の交換です。

最近の若い人はタバコを吸わないようですが、会社ではほとんどの社員がタバコを吸います。

タバコのマナーもしっかりわきまえるようにしましょう。

締めの挨拶

締めの挨拶で幹事が行うことは

 

「パンパン!はい~宴もたけなわではございますが、お時間が迫ってまいりましたのでそろそろお開きにしたいと思います。では○○部長に締めていただくことにします!」

 

と周りに締めの挨拶が始まることを気づかせるだけです。
あとは勝手に部長がなんとかしてくれます。

会計

お金を集めるのはいつでも良いですが、できれば飲み会前が好ましいです。
無理であれば飲み会中にこっそりと集金しましょう。

 

そして、会計は出来ればクレジットカードでやりましょう。
かなりポイントがたまります。

解散の誘導

ひとまず居酒屋の外に出たら円になり、

 

「お帰りの方はあちら!二次会へ行かれる方はこちらへお願いします!」

 

と仕切って二次会に行く人を誘導しましょう。

 

二次会は予約しておいてもしていなくともどちらでも良いですが、予約していなくとも目星は付けておきましょう。

 

できれば行く直前に電話で空いているかどうか確認してから行くとあたふたしなくて良いと思いますね。

 

以上、新入社員が覚えておくべき飲み会幹事業務について解説してきました。

 

飲み会をスムーズに運営することは全ての仕事の基本です。

 

飲み会嫌いだから…とか言ってられません。

 

飲み会は将来の出世のための、無給の労働なのです。

 

出世すればその労力が何倍にもなって跳ね返ってくるほどの役職手当が入ってくるのですから、このくらいの努力安いもんでしょう?

 

 

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ここまで記事を読んでいただきありがとうございました。


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